Verdiepende handleiding
Simulator liquiditeit retainer versus projectwerk: overvloed, schaarste en de kosten van opnieuw verkopen
Brancheanalyse voor het management
Een dienstverlenend bedrijf kan dezelfde jaaromzet halen uit eenmalige projecten of uit retainers en toch een heel ander leven leiden. Projecten brengen grotere afzonderlijke betalingen en de voldoening van een afgerond karwei. Ze brengen ook een permanente verplichting om te verkopen: elk project moet worden gewonnen, uitgevoerd en vervangen, en daartussen liggen gaten waarin de kosten doorlopen en niets wordt gefactureerd. Een retainer betaalt minder per werkeenheid maar komt elke maand binnen en hoeft zelden opnieuw te worden verkocht. De vraag is niet welke optie op papier meer oplevert, maar welke de stabielste kas oplevert met de minste verkoopinspanning.
De structuur van het probleem is een stroom met twee beperkingen. Aan de verkoopkant geeft het aantal verstuurde offertes maal het slagingspercentage de projecten die u per maand mag verwachten, en elke offerte kost onbetaalde uren. Aan de uitvoeringskant kan één persoon maar een beperkt aantal projecten doen, omdat elk project werkdagen kost en wordt gevolgd door een gat. De winst komt uit de kleinste van de twee stromen, min de vaste kosten. Als de verkoop sterk is maar de gaten lang zijn, is het bedrijf aan capaciteit gebonden; als de gaten kort zijn maar successen zeldzaam, is het aan verkoop gebonden. Elk geval vraagt een andere oplossing.
Het dominoeffect toont het zwakke punt. Een lager slagingspercentage of minder offertes verlaagt het aantal gewonnen projecten per maand. Minder projecten vergroten de kans dat een maand helemaal geen nieuw werk brengt, wat een risico in de trant van Poisson is: bij twee verwachte successen is ongeveer een op de zeven maanden leeg. Lege maanden vragen om een kasbuffer, en die buffer dwingt tot lenen of tot deals met korting. Elke stap voedt de volgende, dus een kleine daling van het slagingspercentage in het eerste vak kan het laatste vak rood kleuren. Gemiddelden verbergen dit, omdat hetzelfde gemiddelde inkomen kan komen uit stabiele maanden of uit overvloed en schaarste.
De ijsberg scheidt de zichtbare kosten van de kosten die stilletjes de marge opslokken. Boven de waterlijn liggen de uitvoeringskosten en de vaste kosten. Eronder liggen vier kosten die zelden een eigen regel krijgen: de onbetaalde uren aan offertes, werk dat u hebt gewonnen maar door gaten niet kon aannemen, de kosten van lenen en stress door lege maanden, en de financieringskosten van wachten tot facturen worden betaald. In een projectbedrijf kan het verborgen deel gelijk zijn aan de hele winst. Gebruik de simulator om het slagingspercentage te vinden waarbij u niets meer verdient, en beslis dan of een retainer het lagere honorarium waard is.
Blauwdruk van formules en methodiek
Het model rekent per maand voor één persoon die uitvoert. De verwachte gewonnen projecten zijn offertes maal slagingspercentage. De capaciteit is 22 werkdagen gedeeld door de dagen van één project (6) plus het gat tussen projecten. Opgeleverde projecten zijn het kleinste van gewonnen en capaciteit. Uitvoeringskosten zijn 30% van de facturering. Verkooptijd wordt gewaardeerd tegen 45 per uur. Het risico op een lege maand is de kans op geen nieuw project, e tot de min gewonnen projecten, en draagt een kostenpost van 15% van de vaste kosten. Vertraging bij facturen kost 1,2% van de facturering.
- Gewonnen projecten
- W = offertes × slagingspercentage
- Verwachte nieuwe projecten per maand, wat de stroom aan werk bepaalt.
- Capaciteit
- C = 22 / (6 + gapdagen)
- Projecten die één persoon in een maand kan opleveren zodra de stilstandsgaten zijn meegeteld.
- Facturering
- B = min(W, C) × honorarium
- Omzet uit het kleinste van wat u wint en wat u kunt opleveren.
- Risico op een lege maand
- p = e^(−W)
- Kans dat een maand geen nieuw project heeft, uit een Poisson-model van successen.
- Winst
- Netto = B × 0,7 − offertes × uren × 45 − vast − p × vast × 0,15 − B × 1,2%
- Maandresultaat na uitvoeringskosten, verkooptijd, vaste kosten, kosten van een lege maand en vertraging bij facturen.
Doorwerkende elasticiteit
Slagingspercentage en offertes zijn de meest elastische invoerwaarden omdat ze zowel het inkomen als het risico op een lege maand bepalen. Gapdagen tellen scherp mee wanneer het bedrijf aan capaciteit is gebonden, omdat elke stilstaande dag een deel van een project weghaalt. Honorarium en vaste kosten zijn lineair en werken als drempel.
Drie praktijkvoorbeelden
Starter op eigen kracht
Een zzp'er die een eerste klantenlijst opbouwt
Een zzp'er verkoopt kleine projecten van vijfentwintighonderd per stuk, verstuurt zes offertes per maand en houdt de vaste kosten zeer laag. De gaten zijn kort en een paar successen dekken de kosten. Laad dit scenario om te zien hoe een slank eenmansbedrijf winst kan maken op projectwerk, zelfs met een bescheiden slagingspercentage.
Opschalend middensegment
Een boutique bureau met premiumprojecten
Een klein bureau verkoopt projecten van veertienduizend, wint ongeveer drie op de tien en houdt de gaten klein met een team erachter. De vaste kosten zijn groot, maar het honorarium dekt ze gemakkelijk. Laad dit scenario om te zien hoe premiumprijzen en een sterk slagingspercentage projectwerk zeer winstgevend maken.
Crisis door zwarte zwaan
Een stille markt en lange gaten
Een adviseur verstuurt vijf offertes per maand en wint er een op de tien tegen een lager honorarium. De gaten rekken op tot zestien dagen, elke offerte kost veertien uur en de vaste kosten blijven op zesduizend. Laad dit scenario om te zien hoe zeldzame successen en lange stilstand projectwerk tot een maandelijks verlies maken.
Matrix met branchebenchmarks
| Maatstaf | Gevarenzone | Branchegemiddelde | Elite (top 10%) |
|---|---|---|---|
| Slagingspercentage van offertes (dienstenprojecten) | Onder 12% | 20–30% | Boven 40% |
| Risico op een lege maand (geen nieuw project) | Boven 30% | 10–15% | Onder 5% |
| Bezettingsgraad van de uitvoering | Onder 45% | 65–85% | Boven 90% |
| Verkooptijd als aandeel van het projecthonorarium | Boven 35% | 15–25% | Onder 10% |
| Aangehouden kasbuffer, in maanden vaste kosten | Onder 1 | 3–4 | 6 of meer |
Variabelen en hefbomen
Honorarium per project
Wat een gemiddeld project oplevert. Lees dit bij een retainer als het maandbedrag.
Hefboom: Verhoog het honorarium of voeg een betaalde verkenningsfase toe, want een project moet zijn eigen verkooptijd en de stille weken erna dekken.
Slagingspercentage van offertes
Het deel van de verstuurde offertes dat uitmondt in getekend werk.
Hefboom: Kwalificeer leads strenger en volg elke offerte op; een hoger slagingspercentage verlaagt verkooptijd en risico op lege maanden tegelijk.
Verstuurde offertes per maand
Hoeveel offertes of presentaties er in een maand uitgaan, wat bepaalt hoeveel projecten u kunt verwachten te winnen.
Hefboom: Houd een stabiel wekelijks ritme van acquisitie aan, want een pijplijn die pas wordt gevuld wanneer het werk opraakt, komt altijd te laat.
Gat tussen projecten
Werkdagen aan stilstand tussen het afronden van het ene project en het starten van het volgende.
Hefboom: Boek het volgende project voordat het huidige afloopt en gebruik gaten voor betaalde kleine klussen of onderhoudswerk.
Uren per offerte
Tijd besteed aan schrijven, afbakenen en presenteren van één offerte, inclusief gesprekken die nergens toe leiden.
Hefboom: Hergebruik offertesjablonen en reken voor gedetailleerde afbakening, want onbetaalde offerte-uren zijn de kosten van projectverkoop.
Vaste kosten per maand
Huur, software, verzekering en uw eigen minimumbeloning die doorlopen, of er nu werk is of niet.
Hefboom: Houd vaste kosten laag genoeg om een rustig kwartaal te overleven en zet abonnementen waar mogelijk om in tools op basis van gebruik.
Zo gebruikt u deze simulator
- 1Voer het gebruikelijke projecthonorarium in en de offertes die u in een maand verstuurt.
- 2Stel uw werkelijke slagingspercentage in op basis van de afgelopen zes maanden, niet van uw beste kwartaal.
- 3Voeg gapdagen tussen projecten, uren per offerte en vaste kosten toe.
- 4Lees de vijf dominostenen en let op het risico op een lege maand en de kasbuffer die daaruit volgt.
- 5Vergelijk met klanten met een retainer in het tabblad Parallel universum en deel de link.
Fouten die u moet vermijden
- Projecten alleen beoordelen op honorarium. Een groot project kost nog steeds offertes, gaten en lege maanden eromheen.
- Het slagingspercentage van uw beste kwartaal gebruiken. Gemiddelden over zes maanden zijn veiliger, omdat successen in reeksen komen.
- Capaciteit negeren. Meer projecten winnen dan u kunt opleveren verhoogt de winst niet en kan de kwaliteit schaden.
- Overstappen op retainers zonder het honorarium te testen. Een te laag geprijsde retainer kan een stabiele kas en een dunne marge tegelijk geven.
Veelgestelde vragen
Is een retainer altijd beter dan projecten?
Nee. Retainers geven een stabielere kas en minder verkoopinspanning, maar het honorarium per werkeenheid is vaak lager en één klant kan een groot deel van het inkomen worden. De simulator toont de afweging voor uw cijfers.
Wat is het risico op een lege maand?
De kans dat er in een maand geen nieuw project wordt gewonnen, gemodelleerd als e tot de min de verwachte successen. Het is een vereenvoudiging, maar het laat zien waarom een laag aantal successen de kas onstabiel maakt.
Waarom wordt verkooptijd geprijsd op 45 per uur?
Omdat uren aan offertes uren zijn die niet worden gefactureerd. 45 is een aanname voor de waarde van de tijd van de eigenaar; pas die aan door de uren per offerte te wijzigen.
Wat verandert het retainerscenario?
Het haalt de gaten weg, verlaagt het aantal offertes met 30%, verhoogt het slagingspercentage met 50% en haalt 5% van het honorarium af. Of dat loont, hangt af van uw cijfers, dus lees het tabblad met 24 maanden.
Bevat dit model belasting?
Nee. Het stopt bij het bedrijfsresultaat vóór belasting. Belasting, btw en sociale premies verschillen per land, dus controleer de actuele regels bij uw accountant.
Hoe nauwkeurig is dit?
Het is een educatief planningsmodel met de getoonde aannames, geen financieel advies. Vervang de invoer door uw eigen offerte- en projectgeschiedenis.
Dit is een educatief planningsmodel met vermelde aannames. Het is geen financieel, fiscaal of juridisch advies. Vervang de invoer door uw eigen cijfers en laat belangrijke beslissingen controleren door een gekwalificeerde professional.