Pogłębiony poradnik
Operator 3PL czy własny magazyn: gdzie realizacja zamówień kosztuje mniej przy Twoim wolumenie?
Analiza branży dla zarządu
Każdy sprzedawca wysyłający towary fizyczne dochodzi do tego samego pytania: prowadzić własny magazyn czy oddać pracę partnerowi logistycznemu? Własny magazyn daje kontrolę, szybkość przy własnych produktach i niski koszt paczki, gdy przestrzeń jest zajęta. Outsourcing daje elastyczność, brak najmu i brak wynagrodzeń dla pakowaczy oraz cenę, która rośnie i spada wraz z zamówieniami. Żadna z opcji nie jest ogólnie tańsza. O tym, która wygrywa, decyduje liczba wysyłanych paczek i stabilność wolumenu.
Struktura problemu to koszt stały przeciwko kosztowi zmiennemu. Własny magazyn ma wysoki koszt stały, złożony z czynszu, wyposażenia i personelu, oraz niski koszt każdej dodatkowej paczki. Zewnętrzny operator ma dla sprzedawcy niemal zerowy koszt stały i wyższą opłatę od każdej paczki. Przy niskim wolumenie blok stały rozkłada się na niewiele zamówień i operator jest tańszy. Przy wysokim wolumenie blok stały jest rozłożony cienko i wygrywa własna przestrzeń. Próg rentowności to wolumen zamówień, przy którym obie linie się przecinają.
Model domina podąża za własnym magazynem. Wolumen zamówień decyduje, jak szeroko rozkładają się koszty stałe. To określa pełny koszt na zamówienie. W porównaniu z operatorem tworzy różnicę na zamówienie, która mówi, po której stronie progu rentowności się znajdujemy. Błędy dodają własny koszt, bo każda błędna lub uszkodzona paczka wymaga ponownej wysyłki lub zwrotu środków. Wreszcie marża na zamówieniu, pomniejszona o te wszystkie koszty i pomnożona przez wolumen, daje miesięczny zysk. Jeśli wolumen spadnie, blok stały może zmienić ostatnie pole na czerwone.
Góra lodowa pokazuje to, o czym budżet magazynu zwykle zapomina. Nad linią wody są widoczne bloki: personel, najem i kartony. Pod nią cztery, które rosną po cichu: błędy kompletacji i ponowne wysyłki, nadgodziny w tygodniach szczytu, ubezpieczenie, media i utrzymanie oraz oprogramowanie zarządzające zapasem. Za pomocą symulatora można znaleźć próg rentowności wolumenu, a następnie sprawdzić, czy prognozowany wolumen jest dość stabilny, by uzasadnić koszty stałe, czy bezpieczniejszym wyborem jest partner.
Wzory i założenia metodyczne
Model działa w ujęciu miesięcznym. Koszt własnego magazynu ma część zmienną na zamówienie i część stałą: czynsz i wyposażenie, personel, nadgodziny jako część wynagrodzeń, ubezpieczenie i utrzymanie jako część najmu oraz oprogramowanie. Błędy kosztują stałą kwotę za błąd. Opcja 3PL zastępuje koszt zmienny opłatą od zamówienia, ogranicza najem i personel do niewielkiej opłaty magazynowej i koordynatora oraz obniża wskaźnik błędów. Zysk to marża na zamówieniu razy liczba zamówień minus wszystko to.
- Własny koszt na zamówienie
- c = (obsługa + błędy + czynsz + personel + nadgodziny + utrzymanie + oprogramowanie) ÷ zamówienia
- Pełny koszt każdej paczki, wraz z udziałem w każdym koszcie stałym.
- Błędy
- E = zamówienia × wskaźnik błędów × koszt błędu
- Koszt ponownych wysyłek, zwrotów środków i utraty zaufania z powodu błędnych lub uszkodzonych paczek.
- Koszt 3PL na zamówienie
- p = opłata + (opłata magazynowa + koordynator + błędy) ÷ zamówienia
- Ile kosztowałyby te same zamówienia u partnera.
- Wolumen na progu rentowności
- V* = własne koszty stałe ÷ (opłata 3PL − własny koszt zmienny)
- Liczba zamówień, przy której obie opcje kosztują tyle samo.
- Zysk netto
- Netto = zamówienia × marża − wszystkie koszty realizacji
- Wynik miesięczny dla wybranego modelu. Punkt krytyczny to miejsce, w którym ta wartość spada do zera.
Kaskadowa elastyczność
Wolumen zamówień, marża na zamówieniu i koszt personelu to najbardziej elastyczne zmienne. Bloki stałe sprawiają, że koszt na zamówienie gwałtownie spada wraz ze wzrostem wolumenu, ale też gwałtownie rośnie, gdy wolumen spada. Wskaźnik błędów jest niemal liniowy. W modelu 3PL większość kosztów jest zmienna, więc ten sam spadek wolumenu boli znacznie mniej.
Trzy rzeczywiste studia przypadku
Start na własnych środkach
Magazyn w garażu przy niskim wolumenie
Nowy sprzedawca wysyła czterysta pięćdziesiąt zamówień miesięcznie z małego wynajętego pokoju z jednym pakowaczem na część etatu. Koszty stałe są niskie, a praca do opanowania. Jest rentownie, ale zapasu niewiele. Wczytanie tego przykładu pokazuje, jak szczupła własna przestrzeń może działać przy małym wolumenie.
Skalowanie w średniej firmie
Magazyn o dużym wolumenie na pełnych obrotach
Duży sprzedawca wysyła piętnaście tysięcy zamówień miesięcznie z dużego wynajętego obiektu z pełnym zespołem. Koszty stałe są duże, ale rozłożone na wiele paczek, więc koszt na zamówienie jest niski. Wczytanie tego przykładu pokazuje, dlaczego duży wolumen sprzyja własnemu magazynowi.
Kryzys typu czarny łabędź
Duży obiekt przy spadających zamówieniach
Sprzedawca podpisał duży najem i zatrudnił personel pod wzrost, który nie nadszedł. Zamówienia spadają do tysiąca dwustu miesięcznie, błędy rosną, a blok stały pochłania marżę. Wczytanie tego przykładu pokazuje, jak koszt stały zamienia niewielki spadek wolumenu w stratę.
Macierz wskaźników branżowych
| Wskaźnik | Strefa zagrożenia | Średnia branżowa | Czołowe 10% najlepszych |
|---|---|---|---|
| Pełny koszt realizacji na zamówienie (małe paczki) | Powyżej 6 | 3–5 | Poniżej 3 |
| Koszt realizacji jako udział w marży na zamówieniu | Powyżej 60% | 25–45% | Poniżej 25% |
| Wskaźnik błędów kompletacji i uszkodzeń | Powyżej 4% | 1–2% | Poniżej 0,5% |
| Wykorzystanie przestrzeni magazynowej | Poniżej 50% | 65–80% | Powyżej 85% |
| Udział kosztów stałych w całkowitym koszcie realizacji | Powyżej 80% | 50–65% | Poniżej 40% (outsourcing) |
Zmienne i dźwignie
Zamówienia miesięcznie
Paczki wysyłane w zwykłym miesiącu.
Dźwignia: Zwiększać wolumen w kanałach, które już wysyłają z zyskiem, bo stałe koszty magazynu rozkładają się na każdą paczkę.
Marża na zamówieniu przed realizacją
Zysk na zamówieniu po odjęciu towaru, opłat kanałów i wysyłki, ale przed jakimkolwiek kosztem magazynu.
Dźwignia: Podnosić marżę na zamówieniu zestawami i uczciwymi opłatami za wysyłkę, ponieważ koszt realizacji płaci się z tej liczby.
Koszt zmienny na zamówienie
Kartony, taśma, etykiety i czas obsługi, które rosną z każdą paczką we własnym magazynie.
Dźwignia: Ujednolicić kartony i kroki pakowania oraz kupować opakowania hurtowo, aby obniżyć koszt każdej paczki.
Czynsz i wyposażenie magazynu
Miesięczny najem, regały, media i wyposażenie, niezależnie od liczby zamówień.
Dźwignia: Dopasować rozmiar przestrzeni lub podnająć niewykorzystaną część, bo czynsz płaci się niezależnie od tego, czy regały są pełne.
Koszt personelu magazynu
Miesięczne wynagrodzenia osób, które przyjmują, kompletują, pakują i wysyłają towar.
Dźwignia: Szkolić pracowników do pracy na wielu stanowiskach i planować godziny według krzywej zamówień, ponieważ wynagrodzenia to największy blok kosztów stałych.
Wskaźnik błędów kompletacji i uszkodzeń
Udział paczek błędnych, opóźnionych lub uszkodzonych, z których każda prowadzi do ponownej wysyłki lub zwrotu środków.
Dźwignia: Dodać skanowanie kodów kreskowych i drugą kontrolę przy zamówieniach o wysokiej wartości, bo każda błędna paczka kosztuje znacznie więcej niż sama kompletacja.
Jak korzystać z tego symulatora
- 1Wprowadzić miesięczne zamówienia i marżę na zamówieniu przed jakimkolwiek kosztem realizacji.
- 2Wprowadzić czynsz magazynu, personel, zmienny koszt pakowania i wskaźnik błędów.
- 3Przeczytać w polach domina pełny koszt na zamówienie i różnicę względem 3PL.
- 4Nacisnąć „Znajdź mój punkt krytyczny”, aby dowiedzieć się, który koszt lub wolumen kończy zysk.
- 5Porównać własny magazyn z planem 3PL w zakładce „Wszechświat równoległy”.
Błędy, których należy unikać
- Porównywanie opłaty 3PL wyłącznie z własnym kosztem zmiennym. Własne paczki niosą też część czynszu, wynagrodzeń, ubezpieczenia i oprogramowania.
- Planowanie wolumenu na przyszły rok tak, jakby był zagwarantowany. Koszty stałe zostają, gdy zamówienia spadają, a najem jest zobowiązaniem.
- Ignorowanie błędów. Każda błędna lub uszkodzona paczka może kosztować kilkakrotnie więcej niż kompletacja i pakowanie, a koszt rzadko pojawia się jako osobna pozycja.
- Niedocenianie tygodni szczytu. Magazyn dobrany do przeciętnego miesiąca wymaga w najbardziej ruchliwych tygodniach nadgodzin lub personelu tymczasowego, a oba kosztują więcej na zamówienie.
Najczęściej zadawane pytania
Przy jakim wolumenie własny magazyn wygrywa z 3PL?
To zależy od czynszu, personelu i opłaty operatora od zamówienia. Model pokazuje różnicę na zamówienie i wolumen na progu rentowności dla podanych liczb.
Czy 3PL zawsze pobiera więcej za paczkę?
Zwykle opłata za paczkę jest wyższa niż własny koszt zmienny, ponieważ obejmuje przestrzeń, pracę i marżę operatora. Oszczędność bierze się z braku kosztów stałych.
Co obejmuje plan 3PL?
Wyższą opłatę od zamówienia, niewielką opłatę magazynową, jednego koordynatora, niższy wskaźnik błędów i jednorazowy koszt wdrożenia. Oferty operatorów się różnią, dlatego tam, gdzie to możliwe, warto użyć prawdziwych wycen.
Czy są inne koszty zmiany?
Tak: transport przychodzący do operatora, integracja systemów, możliwe minima kontraktowe i koszty wyjścia z najmu. Przed decyzją warto sprawdzić umowy i lokalne przepisy.
Jak znaleźć mój punkt krytyczny?
Należy nacisnąć „Znajdź mój punkt krytyczny”. Narzędzie przesuwa każdą zmienną na gorszy koniec i podaje, gdzie miesięczny zysk spada do zera, uszeregowane według tego, jak blisko jest każda z nich.
Jak dokładny jest ten model?
To edukacyjny model planistyczny, a nie porada. Należy podstawić prawdziwe wyceny i dane o wynagrodzeniach oraz sprawdzić je z księgami.
To edukacyjny model planistyczny oparty na jawnie podanych założeniach. Nie stanowi porady finansowej, podatkowej ani prawnej. Należy zastąpić dane wejściowe własnymi liczbami, a ważne decyzje skonsultować z wykwalifikowanym specjalistą.